Actualmente hay dos tipos de empresas las rápidas y las muertas.
Algunas premisas:
Es cierto que ha habido una revolución en la banda ancha y en el poder de los ordenadores, pero por desgracia la capacidad de dar y recibir información de los seres humanos no ha cambiado. Robert Walñter , vicepresidente de hewlett packard
En la era de la información la habilidad de procesar grandes cantidades de información de manera rápida y eficaz se ha convertido en una parte vital de las habilidades necesarias de las empresas.
Las empresas con un alto CI (coeficiente intelectual) hacen cosas como:
Reúnen información externa y se aseguran que cada parte de la empresa captura de forma rápida y precisa la información que necesita.
Crean arquitectura efectiva de la toma de decisiones: asegurándose que las decisiones sean tomadas en el nivel correcto por la gente que tiene la mejor información y perspectiva.
La diseminación interna del conocimiento: asegurándose de que cada parte de la empresa sepa lo que tiene que saber y cuando tiene que saberlo.
La organización enfocada: luchando contra el exceso de información y la complejidad organizacional, simplificando estructuras y procesos.
Ejemplos de empresas con bajo CI:
“Tardamos mucho en dar con la decisión adecuada. Después de que la directiva se decida tenemos que trabajar como locos para realizar el plan”
“La gente que toma las decisiones más importantes no tiene ni idea de lo que está ocurriendo”
“Siempre vamos retrasados, nadie se toma en serio ningún calendario”
“Yo me ocupo de toda clase de cosas, no encuentro tiempo para mi verdadero trabajo”
“Navegamos sin rumbo, no tocamos a la vez, ni siquiera la misma partitura”
Prefiero perder el control para ganar dinero que tener el control y perder dinero.
Una fabula que en xxxxxx no pasa,
Pepe era el jefe de un proyecto para fabricar un cocoliso, todo iba bien según los plazos, pero se encontró con un gran problema necesitaba una pieza especial con alta duración que no encontraba.pro fin la encontró le quedaban 4 semanas para el lanzamiento, pregunto a la empresa suministradora si se la podían entregar a tiempo? Le contestaron que si se cursaba su pedido en esa semana. Pepe llamo a compras y les informo de las necesidades y les pidió que cursaran la orden lo antes posible, se estaba jugando el éxito de un proyecto vital para la compañía.
Una semana más tarde Pepe llamo al proveedor para asegurarse que el pedido había sido cursado correctamente. Para su sorpresa el proveedor le informa que no ha recibido ningún pedido, Alarmado Pepe telefonea a compras , este departamento no comparte su sensación de urgencia, Pilar no me ha pasado la sic , en cualquier caso no estás autorizado a hablar con el proveedor , nosotros somos los responsable, bla bla
Pepe telefonea al proveedor una semana más tarde, no le han pasado el pedido aun, pepe les pone en conocimiento las cantidades y la fecha máxima que necesita.
Pepe se siente bien por la operación de rescate, pero una semana más tarde recibe la llamada de Laura que le dice has informado al proveedor de nuestras necesidades, me has dejado sin capacidad de negociación, Toño se enterara de esto
Pepe sabe que pasara tiempo hasta que dirija otro proyecto.
La calidad de la decisión
El tiempo que tarda la información y las decisiones en subir y bajar la jerarquía de una empresa es muy importante, pero el retraso no es el único problema.
La información además suele ser distorsionada en el proceso, llevando a decisiones erróneas.
Os habéis preguntado alguna vez porque la alta directiva suele ser la última en enterarse de que algo está fracasando?
Esto tiene que ver con la forma de filtrar la información , que no news, good news y el efecto optimismo.
Si no hay noticias buenas noticias: imaginaros que tengo que informar de un proyecto , si la noticia es mala ( se está retrasando) me llamaran la atención en cuanto se enteren , así que suavizó el informe ( tenemos dificultades pero está controlado) intentare acelerar mi trabajo y con un poco de suerte en el próximo informe estará todo solucionado.
Si las noticias son buenas , ¿ porque no retengo parte del progreso y me lo guardo como reserva por si surge un problema? Y no hablemos de que si va muy bien crean que es demasiado fácil o que me asignaron demasiados medios.
Resultado la alta directiva no se entera de lo que ocurre hasta que suceda algo importante que no puede ser filtrado.
El efecto optimismo:
Para dar una buena imagen frente a su jefe ( que muchas veces es mejor recibida e incluso premiada) mucha gente tiende a dar un efecto positivo a sus informes , con varios niveles de mando y un optimismo creciente cuanto más arriba , la información llega a la dirección filtrada y retocada siempre de forma positiva.
Limpiamos igual un coche alquilado (si lo limpiamos ) que el nuestro. Porque? En el caso del vehículo en propiedad seremos nosotros los que suframos las consecuencias
Un efecto similar sucede en torno a las decisiones y su implantación. Cuando la misma persona evalúa la situación, toma las decisiones y las aplica . Domina la totalidad del proceso con el dominio viene el cuidado, la atención y el orgullo.
Cuando la decisión tiene que pasar por una cadena de mando, son varios los que participan en el proceso, pero nadie lo posee.
Cuanto más larga sea la cadena menos probable es que nadie la analice en detalle. Los empleados de primera línea están descolgados , después de todo se supone confían en las decisiones de sus superiores. Cuando pasa por muchos niveles nadie se siente responsable de la misma. Los directivos piensan que sus decisiones ya han sido comprobadas por los niveles inferiores y estos nunca se sienten responsables porque los directivos han tomado la decisión.
El sentido de la propiedad que surge al combinar conocimiento y poder , tiene otro efecto importante, ayuda a desatar la creatividad la cual es el motor de la innovación y el crecimiento. Seguir órdenes y tener que adherirse a procedimientos rígidos ahoga la creatividad. Si a los empleados se les ordena seguir un plan desarrollado por los superiores , se concentran en la ejecución del plan y están menos inclinados a buscar información que pudiera cambiarlos. Después de todo tampoco van a poder hacer nada. Cuando la gente implanta a ciegas una decisión tomada por otras personas les cuesta ver lo que está ocurriendo realmente. La importancia de seguir las instrucciones y cumplir las fechas previstas hace que las personas se olviden de la información. En una empresa un empleado destaco que las malas decisiones son a veces recompensadas por haber cumplido los pazos aunque se haya entregado el producto equivocado.
El poder y la posición jerárquica
Los directivos hablan muchas veces de la importancia de dar poder a los empleados y no encontraremos a ninguno que se oponga a esta idea.
Las empresas de alto CI no empujan a ciegas la toma de decisiones en los niveles inferiores sino que eligen a conciencia el nivel en el que hay que tomar una decisión basándose en el conocimiento y perspectiva del que tiene que tomarla.
La diseminación interna del conocimiento (Fabula)
“unas persona fueron a visitar una fábrica de cinta adhesiva, y vieron una mujer que separaba las bobinas defectuosas, asombrados por la rapidez le preguntaron , como podía hacerlo tan deprisa y ella respondió muy fácil siempre es el mismo error. Se lo ha comentado a su jefe , la mujer se quedo sorprendida, ese no era su trabajo.”
En muchas empresas la gente conoce poco lo que ocurre en otras partes. Trabajan en su “silo” e intentan hacerlo bien , pero sin visión global.
Hay que eliminar los procesos que favorecen la estrechez de miras e inhiben a la gente de su responsabilidad si siguen el procedimiento sin pensar . Por un lado los procesos son casi imposibles de diseñar sin fallos, ya que (paradoja) no los diseñan los que hacen el trabajo y además destruyen la ventaja de trabajar con personas en los procesos no automatizables y generan sentimiento de alejamiento de la empresa y el grupo , además de estar anclados en la época de Taylor, que tuvo su momento pero es claro que no es este en el que impera la información y los trabajadores del conocimiento.
Mejorando la comunicación y contando con personas capaces de crecer el conflicto puede concertarse en tensión creativa y productiva.
Se dan situaciones en las que todos sabemos que no había manera de cumplir las fechas pero nadie quiere ser el primero en admitirlo, todos esperamos que sea otro el que de la noticia y asuma las culpas por ello ( te pueden acusar de estar contar el sistema)
Fabula . “ Unos consultores llegaron a una empresa, habían quedado con el director general , este se disculpo por llegar tarde, debe estar muy ocupado estos días, si dijo él en los últimos tres meses no he podido disfrutar ningún día libre, ni siquiera los fines de semana. Quedamos impresionados por su dedicación pero le recordamos que ese ritmo no era sostenible. Yo lo puedo aguantar dijo , pero temo que es demasiado para mi personal, últimamente han trabajado tanto como.
Entonces le explicamos nuestra propuesta para simplificar la estructura de la empresa , agilizar la toma de decisiones en los niveles adecuados, agilizar proyectos eliminar trabas burocráticas etc.
Nos escucho unos minutos y dijo parece una magnífica idea, porque no vuelven de aquí tres meses cuando hayamos lanzado el nuevo producto y lo estudiamos.”
La cruda realidad era que el momento era ahora mismo como de lo contrario nunca tendrá tiempo para pensar en un programa de focalización.
Nos concentramos ¡ hemos aprendido a decir no, decir no es más importante que decir si uno famoso
La sobrecarga de la información es una de las dificultades más comunes en la era de la información, la gente no puede procesar toda la información lo suficientemente rápido y si las decisiones se concentran en una persona se producen cuellos de botella , muy grandes si se quiere informar a fondo y nunca lo estará, la información le llega segada o errores si actúa rápido.
Oficialmente las nuevas oportunidades de negocio, nuevas líneas, investigación son muy valoradas porque son el futuro. Pero en realidad la toma de decisiones favorece a los negocios ya existentes. La razón es muy simple , las empresa tenemos clientes reales , si no cumples con una fecha/servicio oirás la voz del cliente real por teléfono (gritando) , si dejas bajar las ventas te lo recordaremos en la reunión cuatrimestral. Por el contrario el éxito o el fracaso de un nuevo proyecto será juzgado en el futuro, el resultado la gente tiene muchos problemas con los negocios ya existentes como para concentrarse en el futuro.
Conclusión
Las empresas de alto CI lleven el poder de tomar decisiones al punto donde está la información, junto con el uso de información externa , este poder permite a los empleados tomar decisiones mas rápidamente basándose en una información mejor y de más calidad. Crea sensación de responsabilidad y logra que los empleados se sientan motivados, creativos e innovadores
Entradas
