Cómo
dominar tu tiempo
Sé el dueño de tu tiempo:
En el trepidante ritmo que vivimos es
frecuente oír y repetir frases como “necesitaría 48 horas por día” o “debo
llevar trabajo a casa”. El problema no sólo está en el volumen de tareas,
también influyen los hábitos de trabajo que hemos adquirido. Y esto es lo
primero que debemos analizar.
No precisas más horas, sólo orden. Así las
distribución correcta de una jornada laboral sería dedicar cerca de un 60% del
tiempo a actividades de desarrollo (de ellas depende el futuro de la empresa),
un 25% a proyectos en curso (son el presente del negocio y antes fueron
proyectos de desarrollo) y un 15% a las tareas rutinarias. El problema es que
solemos distribuir el trabajo en proporciones inversas.
Es interesante observar como las personas muy
ocupadas siempre terminan por encontrar un hueco para nuevas actividades,
mientras que otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden
adecuarse al horario disponible. Esto demuestra que el problema no está sólo en
la cantidad de trabajo, sino en cómo se organiza la jornada laboral. En
realidad, no se trata de trabajar más, sino más inteligentemente. Para ello lo
primero es poner fin a los malos hábitos, cómo dejar las cosas para el final,
acaparar más trabajo del que corresponde, no delegar o atacar las tareas más
importantes en las horas de menor concentración.
La actual cultura empresarial también tiene
mucho que ver en el mal uso del tiempo. Podríamos decir que hemos sacralizado
la acción, que nos movemos en el campo del hacer
y hemos relegado el del pensar.(
Gente que trabaje hay mucha, gente que piense hay poca)
Planifica cada momento del día:
El tiempo que dedicamos a
organizar el trabajo es una buena inversión: nos ayuda a fijar la importancia
de cada tarea y a aliviar tensiones, pues ya sabemos a qué atenernos. Además,
permite verificar los avances hacia el logro de nuestros objetivos, algo muy
motivador.
Organiza a corto plazo. Fíjate
metas diarias, pero sé realista: cuando alguien se propone hacer más tareas de
las que es capaz de desarrollar, su rendimiento y su moral se resienten. Tienes
que tener en cuenta también las interrupciones. Al término del día compara lo
que has logrado con la meta original. Esto te ayudará a medir tu progreso y a
elaborar futuros planes. A continuación prepara la lista del día siguiente. No
confíes en tu memoria. ¿Y los imprevistos? No te agobies. Lo que sí debes hacer
es mantener el control sobre las tareas programables e intentar resolverlas
cuanto antes, dejando así tiempo para las que surjan en el peor momento. Debes
cuidar el medio y largo plazo para ello crea un programa mensual e incluso
anual. Sólo así podrás tomar a tiempo las medidas preventivas para evitar
agobios por tareas que eran previsibles. Por supuesto no debes de olvidarte del
ocio. Programa periodos para la familia, los amigos, hacer ejercicio… Esto te
ayudará a restablecer el equilibrio entre ocio y negocio.
Es
sorprendente la cantidad de gente que no puede evitar coger el teléfono, pese a
estar reunido o en una cita programada con semanas de antelación, no consigi
entenderlo, el teléfono es una herramienta maravillosa a nuestro servicio.
Lo urgente y lo importante:
Generalmente tenemos más cosas que hacer de las que podemos cubrir cada día. Si
no hay tiempo para todo, ¿qué hacer primero? Pues bien, como regla general, lo
importante (trabajos que nos acercan a las metas empresariales) es previo a lo
urgente (aquello que necesita una solución inmediata, lo que no significa que
influya positivamente en el logro de los objetivos. Al contrario, suele
postergar dichas metas).
Metidos en faena:
Una vez que has establecido las
tareas del día, no hay razón para que te demores ya que ello puede significar
una pérdida de oportunidades para la empresa. Afronta los trabajos complicados
fraccionándolos en partes más sencillas y, si además eres jefe, aprovecha las
ventajas de tener despacho propio, poder delegar y contar con la ayuda de una
secretaria.
Delegar ayuda a ganar tiempo:
“Se tarda demasiado en explicarlo”, “al final tendré que repetirlo”, “los
clientes siempre quieren tratar conmigo”… Comentarios como éstos no son, en
realidad, más que excusas que los directivos esgrimen para justificar su miedo
a delegar. Y es que muchos jefes se resisten a encargar tareas porque les
produce sensación de pérdida de poder. En realidad con esta actitud lo único
que pierden es tiempo, cuando se supone, al menos es lo que relejan las
nóminas, que el tiempo de un directivo es más valioso que el de cualquier otro
trabajador. Por otro lado, los
imprescindibles que dedican su jornada a las tareas del día a día y nunca
encuentran el momento de sentarse a pensar en nuevas oportunidades de negocio,
convierten a sus empresas en vulnerables, una situación peligrosa ante
cualquier imprevisto o reacción de la competencia. En definitiva, el directivo
que delega, además de ganar tiempo y reducir estrés, logra que su negocio
permanezca firme en el mercado.
Qué,
cuándo y cómo se debe delegar: Son delegables todas las tareas que pueda
realizar, con similar destreza, un colaborador de menor coste para la empresa.
Aún así, puedes comenzar con las rutinarias y con el tiempo ir desligándote de
otros trabajos más especializados. En cualquier caso acepta que enseñar puede
llevar un poco de tiempo, por lo que debes permitir una curva de aprendizaje
razonable. Además debes tener en cuenta los siguientes pasos:
Antes
del encargo:
-
La decisión de delegar no se debe tomar a impulsos del agobio y cuando
ya no queda otra alternativa. Así, lo más probable es que se deba repetir el
trabajo.
-
Adecúa la tarea al nivel de especialización de cada colaborador.
-
Explícales el contenido y el sentido del encargo ( esto es fundamental
no expliques solo el trabajo sino lo que quieres conseguir y se flexive en la
manera de alcanzar los objetivos, no tienen que hacerlo , como lo hagas tu solo
conseguir el objetivo, se realista aveces lo harán hasta mejor que tu).
Asegúrate de que las instrucciones quedan claras. Sólo así evitarás que el
tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones.
-
Establece fechas de cumplimiento. Cuando la tarea sea muy importante
fija reuniones periódicas para controlar el progreso.
-
Brinda la autoridad que sea necesaria para realizar el trabajo
correctamente ya que de otra forma sólo se despilfarrará el tiempo y se ocasionarán
problemas adicionales.
-
Anota las tareas asignadas para tener un control sobre ellas.
Durante
el proceso:
-
No desligues a ningún colaborador de la obligación de realizar la
tarea correctamente. Si hay que hacer cambios, devuélvele el trabajo defectuoso
y dale instrucciones sobre lo que ha de modificar.
Al
terminar la tarea:
-
Recuerda que la responsabilidad final es de quien ordenó la tarea.
-
Agradece el trabajo realizado o a la larga encontrarás que tus
subordinados son reacios a colaborar. Entonces serán ellos quienes se excusen
con frases como “no sé hacerlo”, “no es asunto mío”, “no me pagan para eso”…
Combatir a los ladrones del tiempo:
Aunque planifiques y controles
tu agenda, siempre surgen llamadas, reuniones, visitas o papeleo que te
interrumpen inesperadamente. Son los llamados “ladrones de tiempo” y hay
métodos para combatirlos, o al menos para reducir sus negativos efectos sobre
tu horario.
Reuniones infructuosas:
En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que no tienen objetivos
claros y que sólo representan una pérdida de tiempo. Para que la convocatoria
sea fructífera hay que respetar unas reglas:
Antes:
-
No permitas que asistan personas que no son necesarias, no aportan
nada y que son invitadas sólo por costumbre, su presencia resulta una molestia.
-
Fija el número de participantes en función de lo que se persigue.
-
Comunica (al menos con una semana de antelación) a las personas que
van a acudir el día y la hora de celebración, así como la de finalización. De
este modo podrán planificarla en su agenda personal.
-
Elabora un programa que explique el objetivo de la cita y los puntos a
tratar. Entrega este documento a los futuros asistentes para que preparen el
tema. En una reunión no se trabaja, ésa es una fase previa y por esta razón se
avisa con tiempo. Lo que se busca en la reunión es fijar directivas y tomar
decisiones.
-
Sé puntual y exige puntualidad.
Durante:
-
No toleres impuntualidades ni interrupciones. Prohíbe los móviles y
las entradas y salidas a coger llamadas.
-
Presenta los puntos del día uno por uno, asignando tiempo para cada
uno de ellos.
-
Trata de concentrar la discusión en los objetivos más que en los
procedimientos.
-
Anota en la agenda todo lo relevante: objetivos, proyectos, ideas,
entrevistas, síntesis…
-
Da la oportunidad de hablar a todos los que tengan algo que aportar.
Mantén la cohesión del grupo. No temas interrumpir si crees que se está
desviando del objetivo o no se dice nada interesante.
-
Si ha sido necesario tomar alguna medida adicional, asigna las responsabilidades
correspondientes y fija una fecha para su cumplimiento.
-
De ser necesario, establece el propósito y la fecha de la siguiente
reunión.
Después:
-
Si la discusión se ha complicado porque ha habido opiniones diversas,
haz un acta fiel y breve de las deliberaciones. Así se aclara lo que no se haya
entendido, lo que haya podido perder o bien las decisiones que se tomaron y las
conclusiones. También debe mencionarse los nombres de las personas encargadas
de tomar las acciones necesarias y el tiempo de ejecución de las mismas.
-
Haz llegar copias del acta a quienes asistieron y a quienes no lo
hicieron pero les incumbe lo tratado y sus resultados.
El
directivo es responsable de que una reunión sea fructífera. Si no la coordina
correctamente, todos los asistentes perderán esfuerzo y tiempo. Para ello hay
ciertas cosas que nunca se deben hacer:
-
Decir a alguien que está errado, deja que el grupo tome esa decisión.
-
Hablar tan enredado que los participantes no te puedan entender.
-
Discutir o ridiculizar a alguien.
-
Tratar de ser chistoso o, todo lo contrario, presentarse como el
experto o la autoridad.
Llamadas de teléfono: ¿cuándo contestar? No siempre
has de hacerlo al menos personalmente.
Si eres
Jefe:
-
Filtrar las llamadas es una de las funciones principales de tu
secretaria.
-
Evita los pelmazos. Ya sabes, esas personas que, sin preguntarles cómo
están, te lo cuentan y con detalle. Si eres empleado:
Si eres
empleado:
-
Instala un contestador para recoger más tarde los mensajes. Entonces
decidirás si debes devolver o no la llamada y cuándo hacerlo.
-
Es posible que un compañero esté dispuesto a contestar tus llamadas si
no se lo pides muy a menudo.
Y en
ambos casos:
-
Apunta en un papel lo que estabas haciendo para que sepas en qué te
quedaste.
-
Trata de agrupar las llamadas habituales en las horas que más te
convengan.
¿cuándo
llamar?
-
Antes de descolgar, ten claro el objetivo que persigues. Quizás puedas
prescindir de la llamada, confiarla a otra persona o hacerla en otro momento.
-
Si has decidido llamar, no improvises. Es frustrante recordar,
inmediatamente después de colgar, que te has olvidado de algo. Haz una
anotación como recordatorio de lo que quieres preguntar o comunicar. También
debes organizar alrededor del teléfono los documentos que puedas necesitar. Es
molesto para el cliente y da impresión de desorden el hecho de interrumpir la
conversación para buscar información.
Los inoportunos: Hay demasiada gente aficionada a
interrumpir. Pueden ser colegas o visitas inesperadas que te preguntan ¿tienes
un minuto? Pero nada exige tan poco tiempo.
Algunas
medidas:
-
Si no puedes concentrarte porque algún compañero comenta todo lo que
se le pasa por la cabeza, comunícaselo, pero con tacto para que no se ofenda.
-
Piensa tú también con qué frecuencia interrumpes. Si es a menudo,
estás retrasando el trabajo de tus compañeros.
-
Cuando un jefe entrega un trabajo urgente, suele considerar de gran
ayuda para sus colaboradores ir a verlos cada 30 segundos para ver si está terminado.
Con esta actitud está impidiendo que se concentren.
-
Con respecto a las visitas, la educación te obliga a atender al
visitante pero ponle límites. Que no se siente, si se sienta, que se vaya lo
antes posible. Utiliza la fórmula “lamento no poder dedicarte más de diez
minutos”, nadie se ofende por ello. Respeta el plazo y mantén la atención en el
asunto que interesa a tu visita.
Viajes y comidas de trabajo: En los viajes siempre hay
tiempos improductivos (retrasos de vuelos, espera para el embarque…). Lo mismo
ocurre con las comidas de trabajo (retraso de otros comensales, tardanza entre
platos…). En ambos casos es bueno actuar como con las reuniones, es decir,
evaluar si el desplazamiento es rentable. ¿Tienes qué ir tú o puede ir otra
persona?, ¿es posible que se desplace la otra parte o quedar a medio camino?,
¿hay algún medio (fax, teléfono…) que proporcione la misma solución sin
necesidad de moverse?
Viajes,
antes de salir:
-
Organiza el trabajo de tus colaboradores, así no estarán parados
cuando tengas que ausentarte.
-
Si te desplazas en coche, programa el itinerario para evitar dar
rodeos. Si viajas en tren o avión y vas a hacer escalas, confirma cada vuelo y
la reserva de hoteles.
-
Recopila todos los documentos necesarios para las reuniones que llevarás
a cabo.
-
Prepara el equipo que necesitarías para convertir cualquier sala de
espera en tu despacho
Durante
el viaje:
-
Algunas actividades, aunque importantes, exigen tan poco tiempo que no
resulta práctico incluirlas en el programa del día (lectura o trabajo
apropiados para resolver en tiempos cortos, grabaciones de cursos, algunas
llamadas…) Estas tareas se pueden resolver en los tiempos muertos que surgen
cuando se viaja. Haz una lista con estos trabajos y, cuando se presente el
momento, tiende las tareas por orden de importancia.
En las
comidas:
-
Prepara con antelación el tema que se va a discutir, ten claros los
objetivos que persigues y controla el tiempo que podrás permanecer. Aún así,
piensa que el éxito de una comida de trabajo depende, en gran parte, del número
de asistentes. Hasta cuatro personas suele dar buenos resultados, si se
sobrepasa este número, malo. Si una reunión es difícil de controlar, cuando hay
comida, y sobretodo bebida, de por medio lo normal es que se hable de todo
menos de lo importante.
-
Cuando la conversación no muestra signos de concluir, pero no se aleja
del tema por el que decidiste acudir, valora la importancia de los comentarios.
SI aportan información interesante, quédate. Pero si se dan vueltas sobre lo
mismo y no hay conclusiones nuevas, es el momento de irte.
Párate a pensar:
En el trabajo no todo es actuar. Ya has visto
la importancia de dedicar un tiempo a planificar las tareas. Pues bien, una vez
terminadas hay que evaluar cómo las hemos resuelto y qué podemos mejorar. Es la
única forma de resolver los errores de una vez por toda.
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