VISIÓN DE ALTURA

Nunca te compadezcas de alguien que posee un avión privado, dice Anthony Hopkins desde su papel de supermillonario en la película El desafío. Si además consigues averiguar cómo funciona su cerebro, tal vez acudas al resto de tus citas de negocios a bordo de tu propio Jet GulfStream. Pero la gente se muestra tozudamente proclive a estudiar los éxitos empresariales a través de los datos objetivos, la frialdad de los números o los diseños estratégicos, con lo cual nunca consiguen distinguirse de sus competidores: cuantos más datos adquieren, más se incluyen en el gran montón de los “más-de-lo-mismo”.

Cuando una conversación gira en torno al éxito en los negocios, la mención de Amancio Ortega es inevitable. En teoría, todo el mundo conoce la historia de Zara, de modo que, también en teoría, todo el mundo podría seguir los pasos de Ortega. Sin embargo, la cosa no resulta tan fácil. ¿Por qué? La clave no está en los datos objetivos, sino en la forma de pensar de las personas que generaron esos datos. Y llega un momento en que esa forma de pensar se convierte en leyenda.

En cierta ocasión, el jet privado de Amancio Ortega tuvo un percance en el aeropuerto de Torrejón de Ardoz cuando otro avión golpeó un ala de su Falcon 900, dejándola inutilizada. A medida que el incidente iba siendo narrado una y otra vez, lo sucedido se fue convirtiendo de manera sucesiva, en incendio de un motor, desprendimiento de ala y, por fin, aterrizaje forzoso en el aeropuerto de Alvedro, en La Coruña. La leyenda, perfeccionada, terminó por asegurar que, en realidad, todo había sucedido en un vuelo de prueba para determinar si Ortega decidía o no comprar el reactor. El espalda gris de Zara descendió del maltrecho avión, se dirigió a su despacho, y desde allí envió un fax confirmando la adquisición del jet, dado que se trataba del avión más seguro del mundo: se le prendían los motores, se le desprendía un ala… ¡y volaba! La leyenda concluía con este dogma: la diferencia entre quienes poseen un avión privado y los que viajan apiñados en el Puente Aéreo, no está en el dinero que manejan, sino en la forma positiva de pensar de los primeros.

De todas las anécdotas de Ortega, me quedo con la que se muestra como método del caso a los estudiantes de Empresariales de la Universidad de Pau (Francia): Ortega cortó y cosió un camisón a su primera esposa, Rosalía, cuando todavía eran novios, porque no tenía dinero para comprarlo. La forma de pensar es clara: no se trata de tener visión de altura después de haber triunfado, sino antes. Y esa visión de altura es la única que convierte nuestros sueños en realidades… y en volar incluso en aviones que carecen de alas

Fórmulas para vender más

Todos somos comerciales:

Tarde o temprano, venderás.

¿Por qué es importante saber vender? Porque todos lo hacemos a diario. Vendemos un proyecto, un cambio en la organización, el diseño de un producto, a nosotros mismos al buscar trabajo…

Huelga preguntarse si los trabajadores de una empresa deberían tener o no conocimientos sobre técnicas de venta. ¿Es que alguien en una empresa no debe tenerlos? La actividad comercial no es una de las actividades de la empresa, como se suele creer equivocadamente, sino que es” la actividad de la empresa”.

Parte del éxito al vender dentro de una organización se relaciona con la capacidad para ilusionar a los demás. Conocer el proceso de la venta facilita la manera de enfocar la introducción de una idea, la presentación de ventajas y beneficios, la preparación de argumentos, el tratamiento de las objeciones y el llegar a un acuerdo o compromiso.

Aprender a vender es útil a para desarrollar habilidades de relación interpersonal: utilizar un lenguaje positivo, admitir otros puntos de vista sin que te moleste e intentar convencer sin forzar

Preparar la entrevista ideal:

Ser metódico  es una tarea clave.

Vender es una actividad altamente sistematizada. Es fundamental planificar el trabajo, conocer a fondo tu oferta de productos y servicios y analizar a tus clientes actuales y potenciales.

El buen vendedor no deja nada a la improvisación ni confía exclusivamente en su pericia personal. El éxito o el fracaso que se obtiene en una entrevista depende en gran medida de cómo se haya preparado previamente. ( esto en los vendedores con experiencia y clientes pequeños se olvida casi siempre, llegamos a la incompetencia por la competencia). Es decir, de si ha tratado de informarse todo lo posible acerca de ese cliente, su negocio, sus proveedores y, en su caso, de la relación que desde la propia empresa se ha mantenido con ese cliente hasta la fecha.  La preparación previa requiere:

-          Fijar un objetivo general.

-          Estudiar nuestra oferta.

-          Analizar al cliente potencial.

Si bien no preparar bien la entrevista de ventas es un error fundamental el colmo sería acudir a ella sin las herramientas necesarias: agenda u ordenador portátil, referencias, precios, tarifas…( de esto tengo hasta representantes que no llevan las tarifas y te llaman para ver que precio pueden dar, lo cual además de dejarles a ellos personalmente a la altura del betún, casi siempre es una puerta para entran en una discusión de precios, que siempre es a la baja)

Utiliza el poder de tu mente:

Antes, en los cursos sobre técnicas de venta se trabajaba mucho el argumentario, el tratamiento de objeciones… Se planteaban recetas para liar al cliente, manipularlo y conseguir ventas a corto plazo. ( aun se puede hacer aveces, incluso hay clientes que es la única que entienden, la la llamo “vendedor de coshes usados”)Ahora, lo importante es conseguir la empatía con el cliente, y ello con un objetivo muy claro: la venta a largo plazo. Vender es el arte de persuadir para conseguir que el otro se salga con la tuya. Hoy día hay menos diferencias en la oferta de las empresas. Y el cliente, ante propuestas similares, elige al vendedor que mejor le cae. La venta se cierra con emociones, incluso cuando se trata de productos industriales. Porque lo más importante para el cliente es su negocio o su puesto de trabajo, por encima de toda racionalidad.

Hay diez destrezas mentales que el vendedor debería trabajar para comunicarse mejor:

Los números. Se utilizan en los precios, descuentos, dimensiones, medidas, cuotas de mercado, códigos…

Las palabras. Son poderosas, pueden construir, bloquear o incluso arruinar una entrevista de ventas.

La lógica. Se utiliza para planificar la entrevista de ventas de manera eficiente y eficaz.

Las listas. Precios, tamaños, referencias… ayudan a hacer el seguimiento y poner orden en la información.

Los detalles. Son importantes para asegurar que el cliente recibe exactamente lo que desea: tamaño, color…

Las imágenes mentales. El vendedor competente logra pintar palabras-imágenes en la mente del cliente.

La imaginación. Ayuda al cliente a sentir las ventajas de su compra.

El color. Juega un papel importante en los envases, catálogos, anuncios y ¡en las entrevistas de ventas cromáticas!

El ritmo. En la conversación de ventas, el ritmo de la voz hace que ésta sea interesante y digna de recordar.

El espacio. En el caso de la entrevista de ventas cara a cara, hay que analizar el espacio entre el vendedor y el cliente.

Trata las objeciones:

Conviértelas en oportunidades.

El vendedor debe esperar que el cliente le plantee objeciones. No te asustes, puede ocurrir que tenga dudas o demande más información. La clave está en tu preparación previa a la entrevista. ( si no hubiera objeciones no necesitaríamos, vendedores)

Todos, cuando compramos, nos sentimos en el deber de poner alguna pega. Es una reacción natural.

El primer no del cliente es una táctica, porque sabe que estaremos dispuestos a dar algo más.

Un vendedor bien formado sabe que en la entrevista no hay objeciones. El cliente pone en cuestión algunos aspectos para estar seguro de que toma la decisión acertada. En efecto las objeciones sólo demuestran que el cliente está interesado en tu oferta y que tiene ganas de ser convencido. Lo importante es saber transformar las objeciones en ventajas. Para conseguirlo, lo ideal es que prepares con antelación las objeciones más comunes.

El cliente te enseña muchísimo: fíjate cómo reacciona cuando le haces una propuesta, cuando le gastas una broma; valora qué tal te ha funcionado con él una técnica de cierre. De esta forma, aprender a aplicar lo experimentado en un contexto diferente.( Cuando salgas de una entrevista de venta, tanto si has vendido, como sino dedica 1 minuto a analizar que ha ocurrido, algo mas alla del que bueno soy o el cliente es gilipollas)

Llegado el momento de las objeciones, salva el clima cordial a toda costa( esto en el pasado, no lo he hecho siempre por defender a mi empresa y aun hoy 5 años después haya 1 cliente que no me atiende); sé honesto en tus planteamientos; hazle ver la cara positiva del asunto; contrapesa con argumentos a favor, o acepta la objeción sin más, y continúa la entrevista de ventas. Cuando el cliente haya presentado la objeción, puedes contestar: De acuerdo. Y si lo consigo, ¿puedo dar por hecho su pedido? Después , lo mejor es guardar silencio. En estos casos el que habla primero es el que cede.

Hay una regla de oro en el proceso de ventas que no se cumple nunca. En una entrevista, el vendedor debe hablar en torno al 20% y el cliente el 80% restante( tengo muchos compañeros, que cuando el cliente esta hablando y dando datos interesantes le interrumpen y tengo que entrar para retomar la conversación y callarme, dando así paso al cliente y a sus informaciones). Igualmente, jamás deberá dar un no rotundo, hay que dar explicaciones, ofrecer alternativas, opciones…

Busca tu automotivación:

Sólo así podrás progresar a diario.

La del vendedor es una profesión de altibajos. Para motivarte, piensa en positivo, planifica tu trabajo diario, sé fiel a tus principios y valora las relaciones personales y el aprendizaje continuo.

La cuestión es que el vendedor tiene que  aprender a convivir con la negativa del cliente. Tiene que buscar el valor de la palabra no. Cuantifica el número de visitas que tienes que hacer para conseguir un sí. Si de cada diez, logras una venta, cada vez que te dicen no estás ganando. Es importante pensar en positivo.

Una técnica que influye en la automotivación es el autoconvencimiento de que la gestión de la venta será un éxito. Para ello:

-          Define los aspectos y detalles de lo que deseas conseguir con una perspectiva ambiciosa.

-          Recurre a las armas de que dispones: tu experiencia, la preparación, los puntos fuertes de tu propuesta, el recuerdo de éxitos anteriores, etc.

-          Mentalízate y convéncete de que la gestión va a resultar exactamente como tu quieres. Rehúye los pensamientos negativos y miedos al fracaso.

Es importante visualizar el éxito. Si estás convencido de que todo irá bien, es muy probable que sea así. Las expectativas influyen en los comportamientos.

Para ser un buen comercial es fundamental aceptar que eres vendedor y te dedicas a vender. Te debe gustar tu trabajo. El vendedor debe sentir que su profesión es muy respetable, enormemente gratificante, divertida, enriquecedora y formativa, y que además te puede servir para ascender.( y ganar pasta)

Errores clásicos al montar una empresa

Errores clásicos al montar una empresa

·         Falta de formación en gestión empresarial: En los proyectos escasos de recursos, la falta de formación en gestión empresarial de los promotores hace que se multipliquen los pequeños problemas cotidianos. Esta limitación puede poner en peligro el futuro de la empresa. Lo importante es ser consciente de las propias limitaciones. No tiene más éxito quién tiene más conocimientos, sino quien conoce sus limitaciones, porque buscará a otro que se haga cargo de lo que no domina.

·         Inexperiencia como empresario.

·         Falta de motivación del promotor del negocio: La motivación, la ambición, la resistencia al fracaso del promotor determinan también el éxito.

·         Desconocimiento del mercado: el emprendedor confiado que monta un negocio en un mercado desconocido sin detenerse a analizar la competencia, los clientes… esta falta de planificación ha dado al traste con muchos negocios pasados unos años. Es un final, casi  cantado, cuando se comete este error. El estudio del mercado hay que hacerlo siempre, pero puede ser suficiente con tomarse un tiempo para observar a la competencia, hacer una pequeña encuesta a la gente que pasa por el lugar, a los comerciantes que haya… Hacer números, aunque sean aproximaciones, nos dará una idea.

·         Dificultad de acceso a las fuentes de información: Aunque parezca increíble, el exceso de información se ha convertido en una barrera para muchos emprendedores. Muchos de ellos confiesan que se sienten perdidos en la maraña de organismos públicos y de páginas web a las que podrían dirigirse. A esto hay que sumar que una vez iniciado el negocio, al pequeño empresario le resulta imposible estar pendiente de todo: novedades legales, cambios en el mercado, la competencia…

·         Asignar mal un puesto clave: Los pequeños empresarios suelen confiar en su olfato o buen criterio para decidir quiénes deben ocupar los puestos clave de la empresa. En muchos casos aciertan, pero si no es así, las consecuencias pueden ser más graves de lo que a priori cabría esperar.

·         Elegir socios problemáticos: Siempre se ha dicho que una pareja no se conoce bien hasta que no convive en la misma casa. Esta misma idea sirve para comprender por qué resulta tan complicado para la mayoría de los emprendedores conseguir una buena relación con sus socios. Cuando la química falla entre los socios, el resultado final es el cierre del negocio, o, en el mejor de los casos, la venta de una de las partes al socio más comprometido con el proyecto.

·         No disponer de un buen equipo: Un error común de los promotores de un proyecto que empieza con escasos recursos es renunciar a buenos profesionales con experiencia porque resultan más caros.

·         No tener apoyo de expertos: También el afán por ahorrar está detrás de este error clásico entre los emprendedores novatos. Algunos confiesan haberse equivocado al abordar el crecimiento de su empresa por no haber buscado un buen asesor.

·         Elegir mal la forma jurídica de la empresa: El 60% de las pymes españolas están creadas por promotores que han elegido la condición jurídica de persona física en el momento de constituir la empresa. Y eso a pesar de que se trata de la elección más arriesgada, ya que obliga al promotor a responder con sus propios bienes si la empresa no va bien.

·         No informarse de las obligaciones legales.

·         Falta de previsión de trámites y papeleo.

·         Empezar con poca liquidez: La falta de liquidez en los primeros meses de actividad del negocio es, desgraciadamente, una realidad a la que se enfrenta la mayoría de los promotores de un nuevo negocio. La razón está en una mala planificación de los ingresos y gastos iniciales por un exceso de optimismo. No es porque se engañen es por una falta de conocimiento.

·         Hacer mal el presupuesto: Un error común es hacer el plan financiero sin tener en cuenta las necesidades a medio plazo. Y justamente cuando todo empieza a ir bien parece que volvemos al principio, porque nos encontramos con que hay que realizar reinversiones para hacer frente a cambios en el mercado.

·         Demasiados costes fijos.

·         Endeudarse demasiado: La mitad de los emprendedores financia el cien por cien del negocio de su propio bolsillo, y otra parte importante solicita ayuda de algún familiar, según el informe Global Entrepreneurship Monitor, del Instituto de Empresa. El resto tiene que recurrir a la financiación de bancos y empresas de capital riesgo. Esta última opción es la más arriesgada, especialmente si los recursos ajenos son superiores al 30-40% de la inversión total realizada. Conviene tener en cuenta, sobre todo, que la asfixia del negocio por un exceso de deuda no sólo se produce por una falta de clientes. También se puede producir cuando el negocio va bien. Este mal cálculo entre los ingresos y el pago de la deuda puede ser la causa del fracaso del negocio.

·         Ser tacaño a la hora de invertir: El exceso de prudencia a la hora de invertir en el negocio es un error que puede acabar en fracaso por una infradimensión del negocio. Es un error que limita tanto el éxito como el crecimiento de la empresa. Si tengo un restaurante y me va bien, me puedo defender manteniendo una línea de calidad. Pero en la mayoría de los negocios tienes que reinvertir para crecer. Y si no lo haces, te ahogas.

·         Ser optimista en los ingresos: Cuando montas un negocio siempre calculas mal el tiempo que vas a tardar en empezar a cubrir los gastos. Crees que vas a tener clientes dese el primer día, que vas a crecer enseguida… Y después te das cuenta de que sí, consigues contratos, pero con más tiempo del que habías calculado.

·         Servir a los morosos: En el fino equilibrio necesario para ajustar el presupuesto, tropezar con un cliente moroso puede suponer la muerte del negocio.

·         Creer que si el producto es bueno se vende solo: De nuevo el exceso de confianza está detrás de un error muy común cuando los promotores del negocio se enamoran de su producto o servicio. Con un producto innovador, ¿quién no piensa que en cuanto lo coloque en el mercado se lo van a quitar de las manos, como se dice coloquialmente?

·         Diseñar mal el plan de marketing: Un plan de marketing poco ajustado a las necesidades del negocio es uno de los principales motivos de fracaso de las empresas.

·         Vender a un precio equivocado: A veces por desconocimiento de la relación calidad-precio de la competencia, y mucho más a menudo por cierto complejo de inferioridad cuando se empieza, mucho terminan poniendo un precio demasiado bajo a sus servicios.

·         Dirigirse al producto antes que al mercado: Cuando desarrollas un plan de negocio, estás haciendo un plan de negocio para hoy. Con tus condiciones actuales, financieras, de recursos humanos, con una situación muy concreta del mercado en ese momento… Pero no hay que olvidar que el mercado es completamente cambiante y que hay una rotación enorme de productos. Si te centras en el producto y no estás preparado para los cambios que se producen en el mercado corres el riesgo de acabar como Kodak.

·         Errores de distribución: Un error de cálculo en la distribución de un nuevo producto puede hacernos perder una buena oportunidad de negocio.

·         Un producto inadecuado: El riesgo de lanzar un producto inadecuado para un mercado concreto es algo que casi siempre se asume por la oportunidad que puede suponer entrar en un mercado virgen.

·         Mal servicio al cliente: Una buena relación con los clientes suele ser la principal ventaja competitiva de las pymes. Sin embargo, en esta área los pequeños empresarios pueden cometer errores por falta de recursos para invertir en un buen servicio posventa, un call center para gestionar las quejas… Este error ha sido clave, sobre todo en la caída de muchos comercios electrónicos. Fallaron en la distribución de sus productos, que siempre llegaban tarde o no llegaban nunca, y el cliente no tenía muchas veces un servicio directo al que reclamar.

·         Centrarse en un cliente estrella: Cuando el negocio depende de un gran cliente, o dos, se corre el riesgo de que si éste se marcha por el motivo que sea o reduce el nivel de sus pedidos, el negocio se hunde. Es de sentido común, pero muchas veces los promotores del proyecto no tienen más remedio que aceptar esta situación de alto riesgo.

·         Problemas con proveedores: Una buena relación con los proveedores es imprescindible para la estabilidad de un nuevo negocio. Las dificultades para equilibrar las relaciones entre proveedores y clientes son un clásico casi en cualquier nuevo negocio.

·         Público equivocado: Enfocar mal el público-cliente al que intentas seducir con tu negocio es un error de los que han hecho tambalearse incluso a negocios con inversiones millonarias detrás. Un error muy común cuando no se hace, o se hace mal, el estudio de mercado.

·         Morir de éxito por crecer demasiado deprisa: Hay expresiones que cuando las oyes parecen frases hechas sin un ápice de realidad detrás. Una de ellas es la expresión “morir de éxito”. ¿Cómo puede fracasar un negocio por tener demasiado éxito? En el caso de las pymes, hay muchas formas de morir de éxito, porque planifican menos sus estrategias de crecimiento y son mucho más vulnerables ante los vaivenes del mercado.

·         Apostar por un mercado inadecuado o en recesión: Éste es un error que se puede producir cuando no se ha realizado un buen estudio de mercado.

·         Confundir una buena idea con una oportunidad: Otro error frecuente es confundir una idea original con una oportunidad de negocio. Son cosas muy diferentes. En primer lugar ¿cómo se valora lo que es una buena idea? No hay que dejarse llevar por la euforia. Si crees que tienes una idea genial, lo que tienes que hacer es comprobar si existe realmente un mercado para eso. Si no es así, tendrás que analizar si el producto no existe porque no hay mercado o porque nadie lo ha intentado.

·         No haber realizado un plan de empresa: Cuando se habla de hacer un plan de empresa se quiere decir que hay que planificar, hacer un análisis y diseñar unas estrategias básicas. Planteándote: realmente ¿dónde voy a añadir valor? ¿añado valor en la producción o la subcontrato? ¿añado valor en la comercialización? ¿dónde focalizo mis productos? Toda esa información es lo que te va a dar la medida de tus capacidades.

·         Falta de especialización: Es un error muy común que las pymes ofrezcan todo tipo de servicios pensando que con un posicionamiento más ancho en el mercado van a llegar a más clientes. Pero como se suele decir: “el que mucho abarca poco aprieta”.

No admitir y corregir los errores a tiempo: Como bien dice el refrán, rectificar es de sabios. Y ya hemos visto que sólo los emprendedores que han sabido hacerlo a tiempo han sobrevivido a sus errores. También se dice que los errores sirven para aprender. Y es cierto, pero siempre y cuando se empiece por admitir.

r.

COMO DOMINAR TU TIEMPO

Cómo dominar tu tiempo

Sé el dueño de tu tiempo:

En el trepidante ritmo que vivimos es frecuente oír y repetir frases como “necesitaría 48 horas por día” o “debo llevar trabajo a casa”. El problema no sólo está en el volumen de tareas, también influyen los hábitos de trabajo que hemos adquirido. Y esto es lo primero que debemos analizar.

No precisas más horas, sólo orden. Así las distribución correcta de una jornada laboral sería dedicar cerca de un 60% del tiempo a actividades de desarrollo (de ellas depende el futuro de la empresa), un 25% a proyectos en curso (son el presente del negocio y antes fueron proyectos de desarrollo) y un 15% a las tareas rutinarias. El problema es que solemos distribuir el trabajo en proporciones inversas.

Es interesante observar como las personas muy ocupadas siempre terminan por encontrar un hueco para nuevas actividades, mientras que otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden adecuarse al horario disponible. Esto demuestra que el problema no está sólo en la cantidad de trabajo, sino en cómo se organiza la jornada laboral. En realidad, no se trata de trabajar más, sino más inteligentemente. Para ello lo primero es poner fin a los malos hábitos, cómo dejar las cosas para el final, acaparar más trabajo del que corresponde, no delegar o atacar las tareas más importantes en las horas de menor concentración.

La actual cultura empresarial también tiene mucho que ver en el mal uso del tiempo. Podríamos decir que hemos sacralizado la acción, que nos movemos en el campo del hacer y hemos relegado el del pensar.( Gente que trabaje hay mucha, gente que piense hay poca)

Planifica cada momento del día:

                El tiempo que dedicamos a organizar el trabajo es una buena inversión: nos ayuda a fijar la importancia de cada tarea y a aliviar tensiones, pues ya sabemos a qué atenernos. Además, permite verificar los avances hacia el logro de nuestros objetivos, algo muy motivador.

                Organiza a corto plazo. Fíjate metas diarias, pero sé realista: cuando alguien se propone hacer más tareas de las que es capaz de desarrollar, su rendimiento y su moral se resienten. Tienes que tener en cuenta también las interrupciones. Al término del día compara lo que has logrado con la meta original. Esto te ayudará a medir tu progreso y a elaborar futuros planes. A continuación prepara la lista del día siguiente. No confíes en tu memoria. ¿Y los imprevistos? No te agobies. Lo que sí debes hacer es mantener el control sobre las tareas programables e intentar resolverlas cuanto antes, dejando así tiempo para las que surjan en el peor momento. Debes cuidar el medio y largo plazo para ello crea un programa mensual e incluso anual. Sólo así podrás tomar a tiempo las medidas preventivas para evitar agobios por tareas que eran previsibles. Por supuesto no debes de olvidarte del ocio. Programa periodos para la familia, los amigos, hacer ejercicio… Esto te ayudará a restablecer el equilibrio entre ocio y negocio.

Es sorprendente la cantidad de gente que no puede evitar coger el teléfono, pese a estar reunido o en una cita programada con semanas de antelación, no consigi entenderlo, el teléfono es una herramienta maravillosa a nuestro servicio.

                Lo urgente y lo importante: Generalmente tenemos más cosas que hacer de las que podemos cubrir cada día. Si no hay tiempo para todo, ¿qué hacer primero? Pues bien, como regla general, lo importante (trabajos que nos acercan a las metas empresariales) es previo a lo urgente (aquello que necesita una solución inmediata, lo que no significa que influya positivamente en el logro de los objetivos. Al contrario, suele postergar dichas metas).

Metidos en faena:

                Una vez que has establecido las tareas del día, no hay razón para que te demores ya que ello puede significar una pérdida de oportunidades para la empresa. Afronta los trabajos complicados fraccionándolos en partes más sencillas y, si además eres jefe, aprovecha las ventajas de tener despacho propio, poder delegar y contar con la ayuda de una secretaria.

                Delegar ayuda a ganar tiempo: “Se tarda demasiado en explicarlo”, “al final tendré que repetirlo”, “los clientes siempre quieren tratar conmigo”… Comentarios como éstos no son, en realidad, más que excusas que los directivos esgrimen para justificar su miedo a delegar. Y es que muchos jefes se resisten a encargar tareas porque les produce sensación de pérdida de poder. En realidad con esta actitud lo único que pierden es tiempo, cuando se supone, al menos es lo que relejan las nóminas, que el tiempo de un directivo es más valioso que el de cualquier otro trabajador. Por otro lado, los imprescindibles que dedican su jornada a las tareas del día a día y nunca encuentran el momento de sentarse a pensar en nuevas oportunidades de negocio, convierten a sus empresas en vulnerables, una situación peligrosa ante cualquier imprevisto o reacción de la competencia. En definitiva, el directivo que delega, además de ganar tiempo y reducir estrés, logra que su negocio permanezca firme en el mercado.

                Qué, cuándo y cómo se debe delegar: Son delegables todas las tareas que pueda realizar, con similar destreza, un colaborador de menor coste para la empresa. Aún así, puedes comenzar con las rutinarias y con el tiempo ir desligándote de otros trabajos más especializados. En cualquier caso acepta que enseñar puede llevar un poco de tiempo, por lo que debes permitir una curva de aprendizaje razonable. Además debes tener en cuenta los siguientes pasos:

Antes del encargo:

-          La decisión de delegar no se debe tomar a impulsos del agobio y cuando ya no queda otra alternativa. Así, lo más probable es que se deba repetir el trabajo.

-          Adecúa la tarea al nivel de especialización de cada colaborador.

-          Explícales el contenido y el sentido del encargo ( esto es fundamental no expliques solo el trabajo sino lo que quieres conseguir y se flexive en la manera de alcanzar los objetivos, no tienen que hacerlo , como lo hagas tu solo conseguir el objetivo, se realista aveces lo harán hasta mejor que tu). Asegúrate de que las instrucciones quedan claras. Sólo así evitarás que el tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones.

-          Establece fechas de cumplimiento. Cuando la tarea sea muy importante fija reuniones periódicas para controlar el progreso.

-          Brinda la autoridad que sea necesaria para realizar el trabajo correctamente ya que de otra forma sólo se despilfarrará el tiempo y se ocasionarán problemas adicionales.

-          Anota las tareas asignadas para tener un control sobre ellas.

Durante el proceso:

-          No desligues a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente. Si hay que hacer cambios, devuélvele el trabajo defectuoso y dale instrucciones sobre lo que ha de modificar.

Al terminar la tarea:

-          Recuerda que la responsabilidad final es de quien ordenó la tarea.

-          Agradece el trabajo realizado o a la larga encontrarás que tus subordinados son reacios a colaborar. Entonces serán ellos quienes se excusen con frases como “no sé hacerlo”, “no es asunto mío”, “no me pagan para eso”…

Combatir a los ladrones del tiempo:

                Aunque planifiques y controles tu agenda, siempre surgen llamadas, reuniones, visitas o papeleo que te interrumpen inesperadamente. Son los llamados “ladrones de tiempo” y hay métodos para combatirlos, o al menos para reducir sus negativos efectos sobre tu horario.

                Reuniones infructuosas: En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que no tienen objetivos claros y que sólo representan una pérdida de tiempo. Para que la convocatoria sea fructífera hay que respetar unas reglas:

Antes:

-          No permitas que asistan personas que no son necesarias, no aportan nada y que son invitadas sólo por costumbre, su presencia resulta una molestia.

-          Fija el número de participantes en función de lo que se persigue.

-          Comunica (al menos con una semana de antelación) a las personas que van a acudir el día y la hora de celebración, así como la de finalización. De este modo podrán planificarla en su agenda personal.

-          Elabora un programa que explique el objetivo de la cita y los puntos a tratar. Entrega este documento a los futuros asistentes para que preparen el tema. En una reunión no se trabaja, ésa es una fase previa y por esta razón se avisa con tiempo. Lo que se busca en la reunión es fijar directivas y tomar decisiones.

-          Sé puntual y exige puntualidad.

Durante:

-          No toleres impuntualidades ni interrupciones. Prohíbe los móviles y las entradas y salidas a coger llamadas.

-          Presenta los puntos del día uno por uno, asignando tiempo para cada uno de ellos.

-          Trata de concentrar la discusión en los objetivos más que en los procedimientos.

-          Anota en la agenda todo lo relevante: objetivos, proyectos, ideas, entrevistas, síntesis…

-          Da la oportunidad de hablar a todos los que tengan algo que aportar. Mantén la cohesión del grupo. No temas interrumpir si crees que se está desviando del objetivo o no se dice nada interesante.

-          Si ha sido necesario tomar alguna medida adicional, asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha para su cumplimiento.

-          De ser necesario, establece el propósito y la fecha de la siguiente reunión.

Después:

-          Si la discusión se ha complicado porque ha habido opiniones diversas, haz un acta fiel y breve de las deliberaciones. Así se aclara lo que no se haya entendido, lo que haya podido perder o bien las decisiones que se tomaron y las conclusiones. También debe mencionarse los nombres de las personas encargadas de tomar las acciones necesarias y el tiempo de ejecución de las mismas.

-          Haz llegar copias del acta a quienes asistieron y a quienes no lo hicieron pero les incumbe lo tratado y sus resultados.

El directivo es responsable de que una reunión sea fructífera. Si no la coordina correctamente, todos los asistentes perderán esfuerzo y tiempo. Para ello hay ciertas cosas que nunca se deben hacer:

-          Decir a alguien que está errado, deja que el grupo tome esa decisión.

-          Hablar tan enredado que los participantes no te puedan entender.

-          Discutir o ridiculizar a alguien.

-          Tratar de ser chistoso o, todo lo contrario, presentarse como el experto o la autoridad.

Llamadas de teléfono: ¿cuándo contestar? No siempre has de hacerlo al menos personalmente. 

Si eres Jefe:

-          Filtrar las llamadas es una de las funciones principales de tu secretaria.

-          Evita los pelmazos. Ya sabes, esas personas que, sin preguntarles cómo están, te lo cuentan y con detalle. Si eres empleado:

Si eres empleado:

-          Instala un contestador para recoger más tarde los mensajes. Entonces decidirás si debes devolver o no la llamada y cuándo hacerlo.

-          Es posible que un compañero esté dispuesto a contestar tus llamadas si no se lo pides muy a menudo.

Y en ambos casos:

-          Apunta en un papel lo que estabas haciendo para que sepas en qué te quedaste.

-          Trata de agrupar las llamadas habituales en las horas que más te convengan.

¿cuándo llamar?

-          Antes de descolgar, ten claro el objetivo que persigues. Quizás puedas prescindir de la llamada, confiarla a otra persona o hacerla en otro momento.

-          Si has decidido llamar, no improvises. Es frustrante recordar, inmediatamente después de colgar, que te has olvidado de algo. Haz una anotación como recordatorio de lo que quieres preguntar o comunicar. También debes organizar alrededor del teléfono los documentos que puedas necesitar. Es molesto para el cliente y da impresión de desorden el hecho de interrumpir la conversación para buscar información.

Los inoportunos: Hay demasiada gente aficionada a interrumpir. Pueden ser colegas o visitas inesperadas que te preguntan ¿tienes un minuto? Pero nada exige tan poco tiempo.

Algunas medidas:

-          Si no puedes concentrarte porque algún compañero comenta todo lo que se le pasa por la cabeza, comunícaselo, pero con tacto para que no se ofenda.

-          Piensa tú también con qué frecuencia interrumpes. Si es a menudo, estás retrasando el trabajo de tus compañeros.

-          Cuando un jefe entrega un trabajo urgente, suele considerar de gran ayuda para sus colaboradores ir a verlos cada 30 segundos para ver si está terminado. Con esta actitud está impidiendo que se concentren.

-          Con respecto a las visitas, la educación te obliga a atender al visitante pero ponle límites. Que no se siente, si se sienta, que se vaya lo antes posible. Utiliza la fórmula “lamento no poder dedicarte más de diez minutos”, nadie se ofende por ello. Respeta el plazo y mantén la atención en el asunto que interesa a tu visita.

Viajes y comidas de trabajo: En los viajes siempre hay tiempos improductivos (retrasos de vuelos, espera para el embarque…). Lo mismo ocurre con las comidas de trabajo (retraso de otros comensales, tardanza entre platos…). En ambos casos es bueno actuar como con las reuniones, es decir, evaluar si el desplazamiento es rentable. ¿Tienes qué ir tú o puede ir otra persona?, ¿es posible que se desplace la otra parte o quedar a medio camino?, ¿hay algún medio (fax, teléfono…) que proporcione la misma solución sin necesidad de moverse?

Viajes, antes de salir:

-          Organiza el trabajo de tus colaboradores, así no estarán parados cuando tengas que ausentarte.

-          Si te desplazas en coche, programa el itinerario para evitar dar rodeos. Si viajas en tren o avión y vas a hacer escalas, confirma cada vuelo y la reserva de hoteles.

-          Recopila todos los documentos necesarios para las reuniones que llevarás a cabo.

-          Prepara el equipo que necesitarías para convertir cualquier sala de espera en tu despacho

Durante el viaje:

-          Algunas actividades, aunque importantes, exigen tan poco tiempo que no resulta práctico incluirlas en el programa del día (lectura o trabajo apropiados para resolver en tiempos cortos, grabaciones de cursos, algunas llamadas…) Estas tareas se pueden resolver en los tiempos muertos que surgen cuando se viaja. Haz una lista con estos trabajos y, cuando se presente el momento, tiende las tareas por orden de importancia.

En las comidas:

-          Prepara con antelación el tema que se va a discutir, ten claros los objetivos que persigues y controla el tiempo que podrás permanecer. Aún así, piensa que el éxito de una comida de trabajo depende, en gran parte, del número de asistentes. Hasta cuatro personas suele dar buenos resultados, si se sobrepasa este número, malo. Si una reunión es difícil de controlar, cuando hay comida, y sobretodo bebida, de por medio lo normal es que se hable de todo menos de lo importante.

-          Cuando la conversación no muestra signos de concluir, pero no se aleja del tema por el que decidiste acudir, valora la importancia de los comentarios. SI aportan información interesante, quédate. Pero si se dan vueltas sobre lo mismo y no hay conclusiones nuevas, es el momento de irte.

Párate a pensar:

En el trabajo no todo es actuar. Ya has visto la importancia de dedicar un tiempo a planificar las tareas. Pues bien, una vez terminadas hay que evaluar cómo las hemos resuelto y qué podemos mejorar. Es la única forma de resolver los errores de una vez por toda.

Cuando estamos ocupados es fácil no reflexionar sobre lo que ha ido bien o lo que no ha ido tan bien. Pero debemos evaluar nuestro método de trabajo para descubrir qué ha ocurrido y por qué. Así podrás determinar las causas que te han llevado a resolver, o no, a tiempo una tarea. Esta labor requiere concentración, pero no demasiado tiempo. Basta con que dediques la última hora del viernes para pensar cómo ha ido la semana. Además, sólo debes evaluar los trabajos a los que volverás a enfrentarte y aquellos en los que el resultado no ha sido tan satisfactorio como esperabas. Eso sí, cuando reflexiones sé objetivo. Piensa en qué medida la culpa está en los otros, pero reconoce tus fallos, es el único modo de mejorar. Finalmente, incluye algunas notas en la carpeta de “para la próxima vez”. A partir de ahí, no inviertas más tiempo en el tiempo perdido. Dirige tus esfuerzos hacia el futuro