COMO DOMINAR TU TIEMPO

Cómo dominar tu tiempo

Sé el dueño de tu tiempo:

En el trepidante ritmo que vivimos es frecuente oír y repetir frases como “necesitaría 48 horas por día” o “debo llevar trabajo a casa”. El problema no sólo está en el volumen de tareas, también influyen los hábitos de trabajo que hemos adquirido. Y esto es lo primero que debemos analizar.

No precisas más horas, sólo orden. Así las distribución correcta de una jornada laboral sería dedicar cerca de un 60% del tiempo a actividades de desarrollo (de ellas depende el futuro de la empresa), un 25% a proyectos en curso (son el presente del negocio y antes fueron proyectos de desarrollo) y un 15% a las tareas rutinarias. El problema es que solemos distribuir el trabajo en proporciones inversas.

Es interesante observar como las personas muy ocupadas siempre terminan por encontrar un hueco para nuevas actividades, mientras que otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden adecuarse al horario disponible. Esto demuestra que el problema no está sólo en la cantidad de trabajo, sino en cómo se organiza la jornada laboral. En realidad, no se trata de trabajar más, sino más inteligentemente. Para ello lo primero es poner fin a los malos hábitos, cómo dejar las cosas para el final, acaparar más trabajo del que corresponde, no delegar o atacar las tareas más importantes en las horas de menor concentración.

La actual cultura empresarial también tiene mucho que ver en el mal uso del tiempo. Podríamos decir que hemos sacralizado la acción, que nos movemos en el campo del hacer y hemos relegado el del pensar.( Gente que trabaje hay mucha, gente que piense hay poca)

Planifica cada momento del día:

                El tiempo que dedicamos a organizar el trabajo es una buena inversión: nos ayuda a fijar la importancia de cada tarea y a aliviar tensiones, pues ya sabemos a qué atenernos. Además, permite verificar los avances hacia el logro de nuestros objetivos, algo muy motivador.

                Organiza a corto plazo. Fíjate metas diarias, pero sé realista: cuando alguien se propone hacer más tareas de las que es capaz de desarrollar, su rendimiento y su moral se resienten. Tienes que tener en cuenta también las interrupciones. Al término del día compara lo que has logrado con la meta original. Esto te ayudará a medir tu progreso y a elaborar futuros planes. A continuación prepara la lista del día siguiente. No confíes en tu memoria. ¿Y los imprevistos? No te agobies. Lo que sí debes hacer es mantener el control sobre las tareas programables e intentar resolverlas cuanto antes, dejando así tiempo para las que surjan en el peor momento. Debes cuidar el medio y largo plazo para ello crea un programa mensual e incluso anual. Sólo así podrás tomar a tiempo las medidas preventivas para evitar agobios por tareas que eran previsibles. Por supuesto no debes de olvidarte del ocio. Programa periodos para la familia, los amigos, hacer ejercicio… Esto te ayudará a restablecer el equilibrio entre ocio y negocio.

Es sorprendente la cantidad de gente que no puede evitar coger el teléfono, pese a estar reunido o en una cita programada con semanas de antelación, no consigi entenderlo, el teléfono es una herramienta maravillosa a nuestro servicio.

                Lo urgente y lo importante: Generalmente tenemos más cosas que hacer de las que podemos cubrir cada día. Si no hay tiempo para todo, ¿qué hacer primero? Pues bien, como regla general, lo importante (trabajos que nos acercan a las metas empresariales) es previo a lo urgente (aquello que necesita una solución inmediata, lo que no significa que influya positivamente en el logro de los objetivos. Al contrario, suele postergar dichas metas).

Metidos en faena:

                Una vez que has establecido las tareas del día, no hay razón para que te demores ya que ello puede significar una pérdida de oportunidades para la empresa. Afronta los trabajos complicados fraccionándolos en partes más sencillas y, si además eres jefe, aprovecha las ventajas de tener despacho propio, poder delegar y contar con la ayuda de una secretaria.

                Delegar ayuda a ganar tiempo: “Se tarda demasiado en explicarlo”, “al final tendré que repetirlo”, “los clientes siempre quieren tratar conmigo”… Comentarios como éstos no son, en realidad, más que excusas que los directivos esgrimen para justificar su miedo a delegar. Y es que muchos jefes se resisten a encargar tareas porque les produce sensación de pérdida de poder. En realidad con esta actitud lo único que pierden es tiempo, cuando se supone, al menos es lo que relejan las nóminas, que el tiempo de un directivo es más valioso que el de cualquier otro trabajador. Por otro lado, los imprescindibles que dedican su jornada a las tareas del día a día y nunca encuentran el momento de sentarse a pensar en nuevas oportunidades de negocio, convierten a sus empresas en vulnerables, una situación peligrosa ante cualquier imprevisto o reacción de la competencia. En definitiva, el directivo que delega, además de ganar tiempo y reducir estrés, logra que su negocio permanezca firme en el mercado.

                Qué, cuándo y cómo se debe delegar: Son delegables todas las tareas que pueda realizar, con similar destreza, un colaborador de menor coste para la empresa. Aún así, puedes comenzar con las rutinarias y con el tiempo ir desligándote de otros trabajos más especializados. En cualquier caso acepta que enseñar puede llevar un poco de tiempo, por lo que debes permitir una curva de aprendizaje razonable. Además debes tener en cuenta los siguientes pasos:

Antes del encargo:

-          La decisión de delegar no se debe tomar a impulsos del agobio y cuando ya no queda otra alternativa. Así, lo más probable es que se deba repetir el trabajo.

-          Adecúa la tarea al nivel de especialización de cada colaborador.

-          Explícales el contenido y el sentido del encargo ( esto es fundamental no expliques solo el trabajo sino lo que quieres conseguir y se flexive en la manera de alcanzar los objetivos, no tienen que hacerlo , como lo hagas tu solo conseguir el objetivo, se realista aveces lo harán hasta mejor que tu). Asegúrate de que las instrucciones quedan claras. Sólo así evitarás que el tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones.

-          Establece fechas de cumplimiento. Cuando la tarea sea muy importante fija reuniones periódicas para controlar el progreso.

-          Brinda la autoridad que sea necesaria para realizar el trabajo correctamente ya que de otra forma sólo se despilfarrará el tiempo y se ocasionarán problemas adicionales.

-          Anota las tareas asignadas para tener un control sobre ellas.

Durante el proceso:

-          No desligues a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente. Si hay que hacer cambios, devuélvele el trabajo defectuoso y dale instrucciones sobre lo que ha de modificar.

Al terminar la tarea:

-          Recuerda que la responsabilidad final es de quien ordenó la tarea.

-          Agradece el trabajo realizado o a la larga encontrarás que tus subordinados son reacios a colaborar. Entonces serán ellos quienes se excusen con frases como “no sé hacerlo”, “no es asunto mío”, “no me pagan para eso”…

Combatir a los ladrones del tiempo:

                Aunque planifiques y controles tu agenda, siempre surgen llamadas, reuniones, visitas o papeleo que te interrumpen inesperadamente. Son los llamados “ladrones de tiempo” y hay métodos para combatirlos, o al menos para reducir sus negativos efectos sobre tu horario.

                Reuniones infructuosas: En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que no tienen objetivos claros y que sólo representan una pérdida de tiempo. Para que la convocatoria sea fructífera hay que respetar unas reglas:

Antes:

-          No permitas que asistan personas que no son necesarias, no aportan nada y que son invitadas sólo por costumbre, su presencia resulta una molestia.

-          Fija el número de participantes en función de lo que se persigue.

-          Comunica (al menos con una semana de antelación) a las personas que van a acudir el día y la hora de celebración, así como la de finalización. De este modo podrán planificarla en su agenda personal.

-          Elabora un programa que explique el objetivo de la cita y los puntos a tratar. Entrega este documento a los futuros asistentes para que preparen el tema. En una reunión no se trabaja, ésa es una fase previa y por esta razón se avisa con tiempo. Lo que se busca en la reunión es fijar directivas y tomar decisiones.

-          Sé puntual y exige puntualidad.

Durante:

-          No toleres impuntualidades ni interrupciones. Prohíbe los móviles y las entradas y salidas a coger llamadas.

-          Presenta los puntos del día uno por uno, asignando tiempo para cada uno de ellos.

-          Trata de concentrar la discusión en los objetivos más que en los procedimientos.

-          Anota en la agenda todo lo relevante: objetivos, proyectos, ideas, entrevistas, síntesis…

-          Da la oportunidad de hablar a todos los que tengan algo que aportar. Mantén la cohesión del grupo. No temas interrumpir si crees que se está desviando del objetivo o no se dice nada interesante.

-          Si ha sido necesario tomar alguna medida adicional, asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha para su cumplimiento.

-          De ser necesario, establece el propósito y la fecha de la siguiente reunión.

Después:

-          Si la discusión se ha complicado porque ha habido opiniones diversas, haz un acta fiel y breve de las deliberaciones. Así se aclara lo que no se haya entendido, lo que haya podido perder o bien las decisiones que se tomaron y las conclusiones. También debe mencionarse los nombres de las personas encargadas de tomar las acciones necesarias y el tiempo de ejecución de las mismas.

-          Haz llegar copias del acta a quienes asistieron y a quienes no lo hicieron pero les incumbe lo tratado y sus resultados.

El directivo es responsable de que una reunión sea fructífera. Si no la coordina correctamente, todos los asistentes perderán esfuerzo y tiempo. Para ello hay ciertas cosas que nunca se deben hacer:

-          Decir a alguien que está errado, deja que el grupo tome esa decisión.

-          Hablar tan enredado que los participantes no te puedan entender.

-          Discutir o ridiculizar a alguien.

-          Tratar de ser chistoso o, todo lo contrario, presentarse como el experto o la autoridad.

Llamadas de teléfono: ¿cuándo contestar? No siempre has de hacerlo al menos personalmente. 

Si eres Jefe:

-          Filtrar las llamadas es una de las funciones principales de tu secretaria.

-          Evita los pelmazos. Ya sabes, esas personas que, sin preguntarles cómo están, te lo cuentan y con detalle. Si eres empleado:

Si eres empleado:

-          Instala un contestador para recoger más tarde los mensajes. Entonces decidirás si debes devolver o no la llamada y cuándo hacerlo.

-          Es posible que un compañero esté dispuesto a contestar tus llamadas si no se lo pides muy a menudo.

Y en ambos casos:

-          Apunta en un papel lo que estabas haciendo para que sepas en qué te quedaste.

-          Trata de agrupar las llamadas habituales en las horas que más te convengan.

¿cuándo llamar?

-          Antes de descolgar, ten claro el objetivo que persigues. Quizás puedas prescindir de la llamada, confiarla a otra persona o hacerla en otro momento.

-          Si has decidido llamar, no improvises. Es frustrante recordar, inmediatamente después de colgar, que te has olvidado de algo. Haz una anotación como recordatorio de lo que quieres preguntar o comunicar. También debes organizar alrededor del teléfono los documentos que puedas necesitar. Es molesto para el cliente y da impresión de desorden el hecho de interrumpir la conversación para buscar información.

Los inoportunos: Hay demasiada gente aficionada a interrumpir. Pueden ser colegas o visitas inesperadas que te preguntan ¿tienes un minuto? Pero nada exige tan poco tiempo.

Algunas medidas:

-          Si no puedes concentrarte porque algún compañero comenta todo lo que se le pasa por la cabeza, comunícaselo, pero con tacto para que no se ofenda.

-          Piensa tú también con qué frecuencia interrumpes. Si es a menudo, estás retrasando el trabajo de tus compañeros.

-          Cuando un jefe entrega un trabajo urgente, suele considerar de gran ayuda para sus colaboradores ir a verlos cada 30 segundos para ver si está terminado. Con esta actitud está impidiendo que se concentren.

-          Con respecto a las visitas, la educación te obliga a atender al visitante pero ponle límites. Que no se siente, si se sienta, que se vaya lo antes posible. Utiliza la fórmula “lamento no poder dedicarte más de diez minutos”, nadie se ofende por ello. Respeta el plazo y mantén la atención en el asunto que interesa a tu visita.

Viajes y comidas de trabajo: En los viajes siempre hay tiempos improductivos (retrasos de vuelos, espera para el embarque…). Lo mismo ocurre con las comidas de trabajo (retraso de otros comensales, tardanza entre platos…). En ambos casos es bueno actuar como con las reuniones, es decir, evaluar si el desplazamiento es rentable. ¿Tienes qué ir tú o puede ir otra persona?, ¿es posible que se desplace la otra parte o quedar a medio camino?, ¿hay algún medio (fax, teléfono…) que proporcione la misma solución sin necesidad de moverse?

Viajes, antes de salir:

-          Organiza el trabajo de tus colaboradores, así no estarán parados cuando tengas que ausentarte.

-          Si te desplazas en coche, programa el itinerario para evitar dar rodeos. Si viajas en tren o avión y vas a hacer escalas, confirma cada vuelo y la reserva de hoteles.

-          Recopila todos los documentos necesarios para las reuniones que llevarás a cabo.

-          Prepara el equipo que necesitarías para convertir cualquier sala de espera en tu despacho

Durante el viaje:

-          Algunas actividades, aunque importantes, exigen tan poco tiempo que no resulta práctico incluirlas en el programa del día (lectura o trabajo apropiados para resolver en tiempos cortos, grabaciones de cursos, algunas llamadas…) Estas tareas se pueden resolver en los tiempos muertos que surgen cuando se viaja. Haz una lista con estos trabajos y, cuando se presente el momento, tiende las tareas por orden de importancia.

En las comidas:

-          Prepara con antelación el tema que se va a discutir, ten claros los objetivos que persigues y controla el tiempo que podrás permanecer. Aún así, piensa que el éxito de una comida de trabajo depende, en gran parte, del número de asistentes. Hasta cuatro personas suele dar buenos resultados, si se sobrepasa este número, malo. Si una reunión es difícil de controlar, cuando hay comida, y sobretodo bebida, de por medio lo normal es que se hable de todo menos de lo importante.

-          Cuando la conversación no muestra signos de concluir, pero no se aleja del tema por el que decidiste acudir, valora la importancia de los comentarios. SI aportan información interesante, quédate. Pero si se dan vueltas sobre lo mismo y no hay conclusiones nuevas, es el momento de irte.

Párate a pensar:

En el trabajo no todo es actuar. Ya has visto la importancia de dedicar un tiempo a planificar las tareas. Pues bien, una vez terminadas hay que evaluar cómo las hemos resuelto y qué podemos mejorar. Es la única forma de resolver los errores de una vez por toda.

Cuando estamos ocupados es fácil no reflexionar sobre lo que ha ido bien o lo que no ha ido tan bien. Pero debemos evaluar nuestro método de trabajo para descubrir qué ha ocurrido y por qué. Así podrás determinar las causas que te han llevado a resolver, o no, a tiempo una tarea. Esta labor requiere concentración, pero no demasiado tiempo. Basta con que dediques la última hora del viernes para pensar cómo ha ido la semana. Además, sólo debes evaluar los trabajos a los que volverás a enfrentarte y aquellos en los que el resultado no ha sido tan satisfactorio como esperabas. Eso sí, cuando reflexiones sé objetivo. Piensa en qué medida la culpa está en los otros, pero reconoce tus fallos, es el único modo de mejorar. Finalmente, incluye algunas notas en la carpeta de “para la próxima vez”. A partir de ahí, no inviertas más tiempo en el tiempo perdido. Dirige tus esfuerzos hacia el futuro

LA VIDA ES TODA UNA ELECCIÓN

La vida está llena de elecciones; toda ella es una elección. Ante cualquier situación siempre puedes adoptar una actitud positiva y afrontarla o, por el contrario, verlo todo oscuro y ser pesimista. La historia que a continuación te relatamos destaca la figura y el talante de un profesional – que prefiere guardar anonimato-, dueño de una prestigiosa cadena de supermercados de Nueva York (Estados Unidos), que siempre ha impregnado su vida de optimismo. Su humor ácido para enfrentarse a las peores situaciones y su carácter motivador, que ha transmitido a todos sus empleados, le han servido para superar todos sus problemas, incluso algunos tan cruciales como su propia muerte.

Jerry Heart, propietario y director de una afamada cadena de supermercados en la ciudad de Nueva York, nunca había dudado en ponerse al frente de la tienda como cajero, reponedor, dependiente o donde hiciera falta su ayuda.

Siempre estaba de muy buen humor y siempre tenía algo positivo que decir. Cuando alguien le preguntaba cómo le iba, siempre respondía: ¡Si estuviera mejor, sería gemelos!

Muchos de los jóvenes que trabajaban con él en sus establecimientos, cuando cambiaba de local para trabajar una temporada en otro, preferían seguirle a donde fuera con tal de trabajar a su lado. La razón de que le siguieran hasta el fin del mundo era su actitud positiva. Sin duda alguna, era un motivador nato.

Si un trabajador tenía un mal día, Jerry siempre estaba allí, diciéndole cómo ver el lado positivo de cada situación, de cada problema.

Esta forma de ser provocó mi curiosidad, así que cuando pude conocerle, le pregunté:

-          No me lo explico. No se puede ser positivo todo el tiempo. ¿Cómo lo haces?-

Jerry me contestó:

-          Cada mañana me levanto y me digo: “tengo dos opciones: puedo elegir estar de buen humor o de mal humor”. Y siempre elijo estar de buen humor. Cada vez que ocurre algo malo, puedo elegir ser una víctima o aprender algo. Cada vez que alguien viene quejándose, puedo elegir aceptar sus quejas o fijarme en el lado positivo de la vida. Siempre escojo el lado positivo de la vida.

-          Pero no siempre es tan fácil- protesté

-          Si lo es. La vida es una elección. Si quitas lo accesorio, cada situación es una elección. Eliges cómo reaccionar ante las situaciones. Eliges cómo va a afectar la gente a tu humor. Eliges estar de buen o de mal humor. Es elección tuya cómo vives tu vida- , dijo Jerry.

Varios años después, me enteré de que a Jerry le había sucedido algo inesperado. Un día dejó abierta la puerta trasera de sus supermercado y fue atracado por un hombre armado.

Mientras trataba de abrir la caja, con el nerviosismo falló la combinación. Al atracador le dio pánico y le disparó un tiro.

Afortunadamente, Jerry fue atendido a tiempo y le trasladaron en seguida al hospital más cercano. Tras 18 horas de quirófano y semanas de cuidados intensivos, Jerry recibió el alta con fragmentos de bala aún en sus cuerpo.

Vi a Jerry seis meses después del accidente. Cuando le pregunté cómo estaba, me dijo:

-          Si estuviera mejor, sería gemelos. ¿Quieres ver mis cicatrices?

Por supuesto, decliné su ofrecimiento, pero le pregunté qué le había venido a la mente cuando ocurrió el atraco.

-          La primera cosa en que pensé es en que debía haber cerrado la puerta de atrás. Luego, después de que me disparasen, cuando estaba caído en el suelo, recordé que tenía dos opciones: podía elegir vivir o podía elegir morir; y escogí vivir.

-          ¿No estabas muerto de miedo?- le pregunté.

-          Los camilleros- continuó el relato- eran estupendos. Todo el rato me decían que me ia a poner bien. Pero cuando me metieron en la sala de urgencias y vi las expresiones de las caras de los médicos y enfermeras, me asusté realmente. En sus ojos se leía ¡es un hombre muerto! Y supe entonces que tenía que pasar a la acción.

-          ¿Qué hiciste?

-          Bueno, había una enfermera gorda que me hablaba a gritos. Me preguntó si era alérgico a algo. Los médicos y enfermeras dejaron de trabajar y esperaron mi respuesta. Yo cogí aire y grité: ¡Sí a las balas! Después de sus risas, les dije: He escogido vivir, así que opérenme como si estuviera vivo, no muerto.

Jerry vivió gracias a los cuidados de sus doctores, pero también gracias a su actitud positiva. Yo aprendí de él que cada día puedes elegir si vas a disfrutar de tu vida o las vas a odiar. La única cosa enteramente tuya- ya que nadie puede controlarla o asumirla en tu lugar- es tu actitud, de modo que si te das cuenta de esto, todo lo demás en la vida se hace mucho más fácil.

Ahora tienes dos opciones: puedes borrar esta historia de tu mente, o contársela a alguien que te importe. Espero que escojas la segunda. Yo lo he hecho.

USA TU TIEMPO CON CLIENTES RECEPTIVOS

La peor pérdida de tiempo es estar persiguiendo a un cliente que no quiere comprarte. Podría ser que ya te lo dijo varias veces de diferentes formas pero no te has dado cuenta. O quizá no has querido darte cuenta.

Aquí te presentamos 6 señales de que no te van a comprar pronto:

Estamos esperando cerrar un negocio para tener el dinero

Esta táctica sirve para ganar tiempo.  "Te voy a comprar cuando tenga dinero para hacerlo, pero no está en mis manos saber cuándo sucederá eso".

Con esta respuesta aplazan su decisión indefinidamente, porque siempre te podrán decir que "aún no se cierra ese trato" o finalmente te pueden decir que "el negocio no se concretó" y por lo tanto no hay dinero para comprar tu producto.

Te hacen preguntas muy generales

Si las preguntas que te hacen son preguntas generales, significa que no están tomando en serio el proceso de compra. Un comprador que no está muy interesado te hará preguntas muy amplias. Un comprador que realmente está considerando comprarte te hará preguntas más detalladas. Por ejemplo querrá saber acerca de la garantía, el tipo de servicio, etc.  Si te están haciendo preguntas generales significa que no hay mucho interés.

Te dan muchos detalles

Cuando un prospecto se arrepiente que te había dicho que te iba a comprar sentirá un sentimiento de culpa. Esto hará que te de muchos detalles para justificar su decisión. Cuantos más detalles te comparta de su operación, significa que pronto te dirá que no te va a comprar. Su forma de pensar es que si te comparte detalles de su empresa, te podrás poner en sus zapatos y entender por qué la decisión es no comprarte.

Objeciones y más objeciones

Hay objeciones reales y atendibles. Pero si tu cliente encuentra nuevas objeciones en cada llamada debes entender que no son objeciones. Son escusas para no comprarte. En algún momento debes entender que el cliente está buscando la forma de evitar la compra. Deja de perder tu tiempo.

Llámame el año que viene

Si después de un proceso de análisis el cliente te dice que le llames al año siguiente, puede ser cierto que hay interés pero no es el momento adecuado. Pero si sin haber conocido tu producto te pide que le llames después significa que no le ve ningún valor.

No tiene tiempo

Haces una cita. Te la cancelan. La mueves. La re-confirmas  Finalmente tienes la cita con la persona que puede tomar la decisión en el momento. Le presentas tu producto y no toma la decisión en ese momento. Te dice que le llames la semana siguiente. La semana siguiente no lo encuentras y no responde tus e-mails.  Probablemente tu cliente es una persona realmente muy ocupada sin tiempo. Así será toda tu relación con él en el largo plazo si se convierte en tu cliente. Antes de seguir intentando venderle evalúa si te conviene tener un cliente así.

Salvo que tu mercado sea muy exclusivo y limitado, no pierdas el tiempo persiguiendo a quien claramente no quiere comprarte, se educado, contesta, (nunca se sabe y la vida es muy larga) pero centra tus esfuerzos viajes en otros clientes más receptivos. Recordar que una de las claves del éxito y sin duda de administrar tu tiempo es saber decir que no.

SE PRODUCTIVO

Si evitas estas 8 cosas, tu productividad aumentara y tu satisfacción con el trabajo también.

1. Deja de atender tu Móvil a todas horas.En las reuniones mucha gente está más atenta a sus mensajes de texto o notificaciones en el móvil que a la conversación, de modo que pierden la atención. Si tú dejas el móvil y atiendes al trabajo, entenderás a la perfección lo que se está diciendo y sabrás qué es lo que tienes que hacer.

2. Deja de ser multitarea. A veces intentamos abarcar muchas actividades, de modo que queremos hacer todo pero no prestamos atención en nada. Concéntrate en lo que realmente es importante, haz una cosa a la vez. Ser el único que preste atención por completo a sus tareas puede ser realmente gratificante.

3. Haz a un lado los pensamientos improductivos. Si estás más preocupado porque tu equipo de fútbol favorito perdió el partido o porque tu vecino acaba de comprar un coche mejor que el tuyo, o por que  tu pareja ya me entendéis ,seguramente perderás la atención en lo que estás haciendo. Aprende a concentrarte, tu equipo o tu vecino pueden esperar.( tu pareja también)

4. Evita las múltiples notificaciones. Si tu móvil suena constantemente avisándote que te acaban de dar un "Like" en Facebook o que acabas de recibir un nuevo tweet o que te llegó un nuevo mensaje en Whatsapp, difícilmente podrás dejar tu Móvil  Programalo para que te notifique sólo de cuestiones laborales: juntas, reuniones, visitas, correos electrónicos.

5. Que el pasado no defina tu futuro. Los errores del pasado te permiten aprender, pero no por eso debes arrastrarlos toda la vida. Si te lo pasas lamentando el pasado quizá ni siquiera aprendas de tus errores. Ve tu pasado como un entrenamiento que te sirvió, pero que ya no está. Ahora aprovecha lo que aprendiste para labrar tu futuro. Según lo que hayas aprendido puede salir muy barato.

6. Nunca esperes la certidumbre del éxito. Muchas personas esperan hasta que están totalmente seguras de que sus acciones resultarán un éxito para tomar acción. Sin embargo, recuerda que el que no arriesga no gana, y si te quedas esperando la certidumbre del éxito, quizá nunca llegue.Evita la parálisis

 por el análisis, acierta ( mas veces) o equivocate pero rápido, las buenas decisiones lentas muchas veces fracasan.

7. Deja atrás los chismes. Es muy común en los centros de trabajo que alguien comience a propagar un chisme, y es muy fácil caer en ese juego. Lo que debes hacer es procurar que en horas de trabajo tus conversaciones sean productivas, el chisme puede esperar a la hora de salida.

8. Sé directo.( asertivo, no agresivo) Muchas veces uno no sabe cómo negarse a una petición o aceptar algún punto de vista. Muchas personas tienden a decir que sí cuando quieren decir que no y después se arrepienten de la decisión. Sé directo, rechaza lo que quieras rechazar o lo que sientas que no te conviene. Acepta lo que sea mejor para ti.

Es complicado deshacerse de malos hábitos, pero cuando logras superarlos puedes convertirte en una persona sumamente productiva, satisfecha y contenta con su empleo.

Como Pasar de vendedor estrella a director comercial.

Todos hemos escuchado el caso del vendedor excelente, de resultados envidiables, que después de varios años de trabajo y una carrera exitosa es nombrado director comercial y allí su carrera se va a pique. Su anterior éxito en las ventas es proporcional a su fracaso como líder comercial. 

A mi esto me freno en mi anterior empresa, era la excusa que ponía el director general, el paso de un vendedor ( no se la calidad) a un pésimo director general ya que cerro la empresa.

En mi caso y sin animo de presumir, bueno si que coño, hemos pasado de 0 a mas de 5000.000 de euros con los que cerraremos este año

Primer punto no creas que lo sabes todo, formaté, aprende, piensa y sigue formándote.

¿Cómo traducir el éxito como vendedor al liderazgo como director comercial?

El primer impulso de cualquiera en esta situación será tratar de hacer que todo el equipo haga lo mismo que uno hacía cuando era vendedor.  "Si a mí me funcionaba le debe funcionar a cualquiera". O bien, otra opción será tratar de acompañar a todos los vendedores a todas sus citas para agregarles tu "receta secreta" y cerrar esas ventas que ellos no pueden cerrar.

Pronto te darás cuenta que ese no es el camino.  Es momento de pensar una mejor estrategia:

No vayas a todas las citas. 

Si tienes una capacidad superior para cerrar tratos no tiene nada de malo que ayudes a tu equipo a cerrar sus ventas, pero debes ser selectivo. Debes ir a las citas en donde puedas aportar algo o a donde sea esencial tu presencia.  Aquellas citas donde tu nivel jerárquico, tus relaciones, tu conocimiento de la industria o tu conocimiento del producto puedan hacer una diferencia.  Seguramente tu presencia ayudaría en todas las citas, pero no puedes ir a todas. Debes ir a aquellas en donde puedas hacer más diferencia.  Tu trabajo es ayudar a tu equipo, no es hacer su trabajo.

Nunca vayas tu solo a ver un cliente.

¿Por qué irías a ver a un cliente de tus vendedores sin ellos presentes?. En el mejor de los casos, le tendrás que dedicar tiempo a pasar  toda la información al vendedor después de la cita para que él haga el seguimiento. En el peor de los casos, el cliente exigirá tu presencia en todas las siguientes citas y aún después cuando ya haya contratado pedirá que tu lo atiendas. Ese no es el rol del director comercial. 

Ten una estrategia de salida.

Todo cliente prefiere que lo atienda el jefe a ser atendido por alguien de menor rango. El jefe puede tomar decisiones, dar descuentos, etc.  Hay ocasiones en donde el director comercial debe involucrarse. Por ejemplo si hubo un error y la compañía debe dar la cara o cuando se lanza un nuevo proyecto.  Pero en la mayoría de los casos el director debe evitar involucrarse por mucho tiempo con los clientes. Para ello el director debe tener una estrategia de salida, para dejar en las manos del vendedor la atención. Por supuesto que lo debe apoyar, pero el vendedor debe ser el punto de contacto del cliente.Yo siempre cuando luego me hacen consultas y/o me llaman atiendo la llamada , pero la respuesta se la de siempre el vendedor, lo mismo con los correos, a la segunda ya no vas ni en copia.

Define el rol de tu acompañamiento.

Si decides acompañar a un vendedor a una cita, debes planear de antemano cuál es el objetivo de tu acompañamiento. Si estás acompañándolo para ayudar a cerrar la venta debes planear quien dirá qué cosa. Quién hablará primero. Quién será el duro, etc.

Si mas bien el objetivo del acompañamiento es el coaching, entonces tu rol será más bien pasivo y de observación hacia tu vendedor ( PASIVO, ESCUCHA es lo que luego le vas a decir a el que haga, si has sido un vendedor estrella te haras sangre en los labios de apretar jejeje), para después poderle dar retroalimentación. El vendedor debe saber que esa será tu posición durante la reunión. Porque difícilmente podrás hacer ambas cosas bien en una misma reunión, O te concentras en el cliente o te concentras en el vendedor.

No cierres la venta

Este punto es el mas difícil. Justamente decidiste acompañar a tu vendedor para asegurar el cierre y !aquí te estamos diciendo que no lo hagas!  Probablemente tu vendedor ya visitó al cliente varias veces antes de esta cita. El proceso de venta ya está muy avanzado. Es poco probable que tu presencia haga una diferencia importante en el cierre en este momento. Tu rol más bien debe ser el de pensar en la siguiente venta con ese cliente, o en ampliar el tamaño de la venta. Tu experiencia puede ayudar al cliente a ver cosas que no había visto, a identificar necesidades adicionales que tu empresa puede atender, a ofrecer soluciones que tu vendedor no había ofrecido.  Enfoca tu presencia a estos puntos y no a cerrar el negocio. Eso puede hacerlo tu vendedor.( PIERDE UNA BATALLA, GANA LA GUERRA, o al menos ten claro que necesitas otros soldados)

EL VALOR COMERCIAL DE TOMAR DECISIONES INTELIGENTES

Piense en la última decisión crítica que tuvo que tomar en el trabajo. Había muchas cosas en juego y, sin embargo, la mejor alternativa no estaba demasiado clara. Había que sopesar ventajas y desventajas. Y, además, usted sabía que su elección tendría unas consecuencias importantes para su empresa y sus empleados. ¿Cómo se sintió al tomar esa decisión?, ¿fue una buena opción?

Hay que procurar que el proceso de decisión sea lo mas científico y objetivo posible.Os comento unos paso que suelo hacer para preparar las reuniones con mi equipo.

1.       Crear las condiciones. Seleccione a los participantes determine como se tomara la decisión: ¿consenso o mayoría?, anima a sus miembros a entablar un diálogo sincero que favorezca el debate.

2.       Reconocer los obstáculos. Los prejuicios de las personas y la dinámica del grupo pueden ser obstáculos en el proceso de decisión.

3.       Plantear el tema en cuestión. Para tomar una buena decisión es imprescindible comprender bien la cuestión que se está tratando y sus causas.

4.       Generar alternativas. Aclarada la cuestión, genere un debate creativo para desarrollar propuestas de acción alternativas.

5.       Evaluar las alternativas. A continuación, evalué la viabilidad, el riesgo y las implicaciones éticas de todas formas posibles de actuación.

6.       Tomar la decisión. Elija una alternativa, no la dilate en exceso.

7.       Comunicar la decisión. Determine a quien hay que notificar la decisión, y comuníquela de manera efectiva.

8.       Llevar a la práctica la decisión. Determine las tareas necesarias para poner en práctica la decisión, asigne y establezca

Tenemos que huir de nuestras ideas preconcebidas e incluso de nuestras experiencias analizando cuidadosamente si todos los condicionantes /situaciones son los mismos.

Otro supuesto a evitar es la demasiada afinidad del grupo que puede llevar a tomar decisiones por afinidad y no por eficiencia, “para no molestar/discrepar, etc.… ahí,tendrá mucha importancia tu aceptación de la discrepancia ,ahora y en el pasado.

Yo en  mi anterior empresa he estado de acuerdo con decisiones que sabia incorrectas, pero que me han llevado a un ascenso y una subida de sueldo, y  es que el director general, no toleraba e incluso castigaba y marginaba la discrepancia, al final si no creas el clima adecuado cada uno piensa en “su culo”.

Hay que distinguir entre síntomas y causas e intentar prever, las consecuencias y obligaciones que las decisiones pueden generar en el futuro al marcar pautas de comportamiento, que nos pueden ayudar a ganar un partido/pedido pero perder la guerra/ cuenta resultados.

El otro día en una conferencia nos preguntaron  y si os regalo 5€? Cuantos los cogeríais? Y si os propongo esperar 3 meses y os doy 10? Sólo levantamos la mano 3 personas de más de 100, sabéis que margen estaban sacrificando por la inmediatez? , hacer esa pregunta alguna vez a vuestro grupo.

Hay que averiguar la causa/raíz del problema especificando los objetivos a alcanzar del modo más concreto posible, identificando que nivel de rendimiento resulta óptimo de forma clara, asegurándose que objetivos y resultados no choquen entre sí. Déjate de palabritas en inglés y objetivos chorrease que nada significan, estamos en esto para ganar pasta de forma sostenible en el tiempo. Ejemplo : 6 revisiones de calidad, pueden resolver el problema de forma eficaz, pero absolutamente ineficiente. Aquí la solución más realista esta en vender a los clientes a los que sabemos podemos satisfacer, abandonando incluso antes de la 1º visita a los que no.

Necesitas pensamiento lateral, innovación que no consiste solo en inventar el Windows, hay formas imaginativas de solucionar problemas, que pueden ser muy bonitas y eficaces (eficientes), para ello necesitamos fomentar el dialogo productivo y cuidar y alabar la diferencia.(si ridiculizas a alguien una vez, ese no volverá a dar ideas).

Para evaluar las alternativas hay que plantarse

·         Coste.

·         Producción ahora, o a largo plazo.

·         Hay costes ocultos?

·         Tenemos presupuestos/recursos

·         Qué tipo de beneficio tendremos?

·         Mejora nuestros intangibles, satisfacción del cliente, reputación, etc..

·         Cuanto tiempo lleva.

·         Cuáles son los riesgos? Habrá respuesta de la competencia.

·         Es legal esta alternativa?

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Yo sigo utilizando “un cutre dafo” para valorar las alternativas en una simple hoja de papel (si  de papel yo soy mayor).

En la toma de decisión, yo no soy nada partidario de la mayoría y poco del consenso, creo mucho más en el liderazgo ejecutivo, hay que escuchar a todos y valorar lo que dicen (somos una pyme) al final el que se juega los “los cuartos y la casa” somos mi socio y yo y somos los responsables de cualquier decisión, tomada o aceptada por nosotros. Un ex jefe mío, por cierto muy rico, siempre decía " a los contables hay que escucharles, pero no hacerles caso"

Explícala  la decision de forma muy firme y al menos tan correcta, se pueden decir “cosas muy duras hablando muy bajito” esfuérzate en no molestar a nadie, despersonaliza el proceso, son hechos no personas. Y se absolutamente firme a la hora de implantar la decisión/es tomada. De nada sirve la mejor idea si no se lleva a la práctica tal y como hemos decidido, después de todo el proceso.

Mide valora y observa la evolución de la decisión tomada, si llegas a la conclusión rápida, que te equivocaste, rectifica más rápido aun.

¿Quieres tener razón o Ganar Dinero??????